« On garde tout, au cas où. » C’est la stratégie d’archivage la plus répandue, et la plus risquée. Conserver trop longtemps expose au RGPD ; conserver trop peu expose au contentieux. La bonne durée dépend du document.
Des durées très variables
Sans entrer dans le détail réglementaire propre à chaque secteur, l’ordre de grandeur est large :
- Pièces comptables : plusieurs années.
- Contrats et documents liés à la relation client : souvent une décennie ou plus.
- Documents sociaux, dossiers sensibles : parfois des décennies.
Le point commun : sur ces durées, il ne suffit pas de stocker le document. Il faut pouvoir prouver qu’il n’a pas été altéré.
Stocker n’est pas archiver
Un fichier posé sur un serveur ou dans un cloud n’a aucune valeur probante : rien ne garantit qu’il n’a pas été modifié. C’est toute la différence avec un système d’archivage électronique (SAE) conforme NF 461, qui assure :
- l’intégrité (empreinte, scellement),
- l’horodatage qualifié,
- la traçabilité complète des accès et événements,
- la gestion du cycle de vie : durée de conservation, sort final, purge maîtrisée.
La purge fait partie de l’archivage
Un bon SAE ne fait pas que conserver : il sait aussi détruire au bon moment, de façon tracée. C’est ce qui réconcilie obligation de conservation et minimisation RGPD.
En pratique
J’accompagne un assureur national qui conserve 650 Go en SAE sur un partenariat de 15 ans. La clé n’est pas la capacité de stockage, mais la maîtrise du cycle de vie documentaire.
Vous ne savez pas si vos archives actuelles tiendraient en cas de litige ? Un diagnostic le détermine en 30 à 60 minutes.