Pourquoi la copie fidèle
Numériser ne suffit pas à se débarrasser du papier. Pour pouvoir détruire l’original sans risque, la copie numérique doit être une copie fidèle : conforme à la norme NF 544, elle a la même valeur probante que l’original papier.
Ce que je mets en place
- Une chaîne de numérisation conforme NF 544 (résolution, colorimétrie, intégrité).
- L’empreinte et l’horodatage de chaque document pour garantir l’absence d’altération.
- Le versement de la copie fidèle vers un système d’archivage à valeur probante (voir Archivage électronique NF 461).
- La procédure de destruction maîtrisée des originaux papier.
Le résultat
Vous réduisez vos volumes papier et vos coûts d’archivage physique, tout en conservant des documents juridiquement opposables. C’est la brique qui rend la dématérialisation réellement définitive, pas seulement un scan de confort.